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Se você já passou pela experiência de levar mais de 30 minutos procurando um documento importante em meio à papelada da empresa, saiba que não está sozinho. Não é à toa que cada vez mais negócios têm apostado em soluções de digitalização de documentos, buscando praticidade e economia.
Fazer toda a gestão de documentos, principalmente daqueles importantes, pode ser uma grande dor de cabeça para a empresa. Não importa o tamanho dela: é fato que a quantidade de informações geradas diariamente é imensa. E armazenar toda essa informação pode ser um desafio, ainda mais quando você resolve guardar os documentos impressos.
Mas, afinal, qual a solução para isso? A digitalização de documentos com certeza é uma delas. Quer descobrir quais as vantagens de apostar nessa solução? Continue lendo e confira!
A primeira vantagem talvez seja a mais óbvia. Você já parou para pensar em quanto espaço a sua empresa gasta, armazenando pastas e caixas cheias de documentos impressos? É possível que seja muito mais do que imagina. Com a digitalização de documentos, você não precisará mais se preocupar em reservar um espaço do seu escritório apenas para armazenar papelada.
Armazenar documentos impressos é mais complexo do que você imagina. Exige uma série de cuidados, sobretudo para manter a integridade de toda a informação ali contida. Isso porque o papel pode deteriorar, dependendo de diversos fatores, como o tempo de existência dos documentos e a exposição a agentes químicos.
A digitalização de documentos protege os dados em diversas frentes. A solução oferecida pela CTD, por exemplo, disponibiliza todos os documentos da empresa em um banco de dados criptografado. O que isso significa na prática? Que mesmo que um computador da empresa quebre, nunca haverá perda de dados ou documentos.
No tópico anterior, já falamos sobre a importância de manter os documentos digitalizados em bancos de dados seguros. E isso é mais importante do que você pode imaginar, principalmente se os documentos possuem dados sigilosos, como informações pessoais de clientes.
Os bancos de dados criptografados garantem que ninguém, além das pessoas permitidas, consigam acessar os documentos e dados ali armazenados. Isso evita roubo de informação, vazamento e tantos outros problemas que podem provocar um grande prejuízo para a empresa.
O maior problema de manter os documentos impressos, mesmo, é na hora de buscar algum papel antigo. Imagine só, procurar um documento específico em meio a centenas de papéis! A depender da organização da empresa, essa busca pode ser completamente infrutífera, ou levar até mesmo horas.
A vantagem da digitalização de documentos é que, para encontrar algo de que você precise, basta fazer uma busca rápida no banco de dados. Isso reduz significativamente o tempo procurando documentos e ainda pode aumentar a produtividade da equipe.
Outro resultado direto da digitalização é a redução de custos. Não é muito difícil entender o porquê, afinal, manter documentos digitalizados é muito mais barato do que manter cópias impressas de todos os documentos importantes para a empresa. A impressão de um documento significa gastos com tinta, papel e outros insumos, além do desgaste da própria impressora.
A vantagem de apostar nos bancos de dados de documentos digitais também está no controle de acesso. Isto, que pode ser tão complicado no armazenamento de documentos impressos, se torna prático ao manter os documentos digitalizados.
Você pode compartimentar o acesso aos dados contidos no banco de dados, com senhas específicas. Isso aumenta a segurança da informação e pode facilitar a gestão de dados da empresa.
E então, o que acha das vantagens de investir na digitalização de documentos? Se você achou a solução interessante e quer entender como a CTD pode ajudar a sua empresa a reduzir custos com papel, converse com um de nossos especialistas.
