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Atualmente, milhares de documentos são tramitados no ambiente virtual dia após dia. Isso acontece porque se antes as empresas precisavam contratar motoboys para que as papeladas fossem entregues e pudessem ser analisadas, agora, contratos e outros conteúdos importantes são compartilhados via canais como o e-mail.
A partir dessa mudança, plataformas de compartilhamento pela nuvem facilitam a colaboração das partes envolvidas em negociações. Contudo, são essas mesmas soluções que acendem alertas para as chances de exposição a riscos de vazamento.
Logo, consideremos que com tantas informações sigilosas transitando digitalmente, assegurar a proteção de documentos é o que garante que a sua empresa não incorra no vazamento de dados e, assim, esteja livre de fraudes e prejuízos financeiros.
Por isso, veja nesse texto os principais riscos no compartilhamento de documentos digitais e quais são os 6 passos que devem ser seguidos para proteger os seus conteúdos. Siga a leitura para garantir mais segurança aos seus envios!
Podemos pensar em inúmeros perigos a que a sua empresa pode estar exposta ao enviar documentos digitais sem as devidas proteções, a exemplo de falsificação documental e violação de dados sensíveis das partes. Assim, fique atento a:
Um dos ataques mais comuns é o man-in-the-middle, no qual um invasor se posiciona entre remetente e destinatário para roubar dados sigilosos. A ação é bastante comum em redes não seguras.
Nesse caso, sem um certificado associado à sua mensagem, você não terá como saber se ela foi ou não violada.
Na rede, os conteúdos infectados por vírus causam danos ao destinatário e, muitas vezes, dão margens para que ocorra uma situação de extorsão por meio da quebra do sigilo dos dados.
Além disso, ataques de phishing podem induzir a abertura de documentos falsos, de maneira a expor informações financeiras importantes da sua empresa.
Mesmo após o envio, a segurança dos dados depende da proteção adequada dos dispositivos e servidores onde os documentos estão armazenados.
Quando você utiliza equipamentos antigos que não suportam antivírus atuais, essa pode ser uma porta de entrada para o vazamento de informações.
Uma vez que no mundo virtual os riscos são altos e os sistemas de ataque bastante refinados, a sua abordagem de proteção deve ser proativa e contar com múltiplas camadas de segurança. Abaixo, destacamos ações essenciais para você implementar:
A criptografia garante que apenas o destinatário autorizado possa acessar os documentos. Junto dela, a chance de interceptação de dados é mitigada a partir de protocolos seguros, como HTTPS e SFTP.
O uso de senhas complexas, com caracteres especiais e símbolos, combinado à implementação da MFA, dificultam o acesso de pessoas não autorizadas aos documentos, mesmo que as credenciais sejam comprometidas.
Atualizações periódicas de antivírus e firewalls são essenciais para proteger sistemas contra ameaças. Quando você garante que os dispositivos estão atualizados, isso quer dizer que há menos vulnerabilidades na sua rede.
Os colaboradores são a sua primeira linha de defesa, já que são eles que fazem cobranças digitais e que precisam saber, por exemplo, proteger o registro de boletos. Por isso, treiná-los para reconhecer ataques é fundamental.
Contar com uma ferramenta que atesta a data e a hora em que um documento é aberto, identificando o responsável, é importante para identificar comportamentos suspeitos rapidamente e agir em caso de problemas.
Utilizar uma plataforma dedicada ao envio de documentos com validade jurídica garante proteção completa para você. Isso porque são essas soluções que tornam os seus envios mais eficientes, escaláveis e livres de riscos.
O WeSend é uma plataforma de comunicação segura, ideal para empresas que buscam por AR digital com validade jurídica para os seus envios. Graças aos selos refinados de proteção, a solução é ideal para a comunicação em múltiplos canais, como e-mail, SMS e WhatsApp.
Assim, a sua empresa elimina o risco de vazamentos de dados sensíveis e fraudes nos documentos, o que mantém a confiança de seus clientes e parceiros!
Agora que você já sabe os principais passos para assegurar a segurança no compartilhamento documental e conhece a melhor solução para envios automatizados, chegou a hora de falar da administração contratual - a peça chave da proteção!
Os contratos são os principais instrumentos que as empresas compartilham online e cuidar da gestão destes documentos é o que determina a continuidade dos negócios.
Por isso, preparamos um e-Book exclusivo e gratuito para você que quer saber mais sobre como proteger os seus contratos digitais. Faça o download do para descobrir as melhores práticas para uma gestão segura e eficiente. Não espere que um problema aconteça — blinde as suas comunicações hoje mesmo!
