Trabalhe Conosco
Central de Vendas
Toda empresa possui gastos que passam despercebidos, mas que potencializam um cenário de grande prejuízo financeiro. É o caso dos custos relacionados ao gerenciamento de impressão, os quais nem sempre são transparentes.
Neste momento não há muitas opções disponíveis, a não ser aproveitar a evolução da transformação oferecida pela digitalização dos processos, que mesmo em cenários onde há a necessidade de uso de papel e de equipamentos, otimiza a gestão por completo.
Acompanhe o conteúdo para entender melhor como ter mais eficiência operacional na sua gestão, ao passo em que a redução de custos se torna uma realidade revigorante. Boa leitura!
Muitos são os gargalos que interferem na boa gestão de impressão, mas sem sombra de dúvidas a falta de controle gerencial é o elemento que mais influencia negativamente, tanto para os custos quanto para os resultados.
Outro grande problema é o layout do parque de impressão de baixa eficiência, com equipamentos mal distribuídos e utilizados de forma randômica pelos colaboradores.
Além de gastar mais com as impressões, se torna praticamente inviável acompanhar a reposição dos insumos, a aplicação de manutenção preventiva e, sobretudo, garantir documentos padronizados de alta qualidade.
O cenário é ainda mais preocupante quando falamos nas organizações que possuem filiais dependentes de um mesmo gerenciamento. Com isso, os recursos financeiros podem ser drenados, e pior: de forma quase imperceptível à gestão.
É justamente visando maior eficiência, produtividade e redução de custos, que se torna uma obrigação focar na reestruturação das demandas de impressão. Somente assim se torna viável dar a atenção necessária às atividades-chave da empresa.
É válido apontar, inicialmente, que o bom gerenciamento de impressão leva em consideração suas necessidades diárias, de modo a atuar estrategicamente em cada processo ou demanda. Então, as orientações a seguir podem mudar conforme os objetivos da sua organização.
Procurando estimular um maior “senso de controle” sobre os processos internos, muitas organizações assumem para si o gerenciamento completo.
Embora seja uma possibilidade, as responsabilidades financeiras e operacionais podem sobrecarregar o dia a dia dos colaboradores. Porém, caso persiga esse direcionamento, a alternativa é investir em bons equipamentos e impressoras.
Além disso, o ideal é implementar hardwares que assegurem bons níveis de produtividade e qualidade dos documentos, mesmo que o investimento seja elevado.
O próximo passo consiste em analisar as demandas de cada setor e colaborador, de modo a elaborar um layout certeiro de impressão.
Dessa maneira, o gerenciamento se fortalece, visto que os computadores estão conectados aos mesmos equipamentos ao utilizarem o hardware central, criando uma rede unificada de impressão.
Para simplificar ainda mais a gestão responsável pelas impressões, é imprescindível integrar um software moderno e eficiente. Assim, os gestores podem:
A elaboração de políticas, padrões e regras de impressão garante que as impressões serão feitas seguindo questões pré-determinadas, como paleta de cores, elementos gráficos, tipos específicos de papel, número de impressão, entre outras.
Inclusive, aplicar senhas para autorização das impressões inibe desperdícios, utilização para fins pessoais e, acima de tudo, traz mais segurança às informações da organização.
Agora, se colocar estas etapas em funcionamento parece algo complexo e que exigirá um foco maior do que você imaginava, a única saída é investir no outsourcing de impressão.
A terceirização é um serviço completo que ficará responsável por cada necessidade e cada operação relacionadas à gestão de impressão. Diante disso, sua organização passa a usufruir de vantagens competitivas, como:
Tudo isso só é possível porque a empresa contratada se encarrega da manutenção dos equipamentos, da reposição de materiais, da atualização do parque de impressão e de otimizar o controle de usuários, por exemplo.
A CTD é referência na prestação do outsourcing de sucesso, onde atua há mais de 3 décadas em prol dos resultados dos clientes. Com a evolução tecnológica, a CTD fez um investimento pioneiro e hoje entrega o que há de melhor em impressão e impressão de dados variáveis.
Convidamos você a conhecer nosso serviço de impressão digital, pois temos certeza de que o gerenciamento de impressão da sua organização terá resultados inéditos. Solicite um orçamento e surpreenda-se com a eficiência operacional!
