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Atualmente, o envio de documentos por e-mail tem se tornado cada vez mais comum, impulsionado pela popularização de ferramentas digitais que automatizam o disparo de mensagens e oferecem segurança e personalização para o texto enviado.
No contexto empresarial, o compartilhamento de cartas registradas ganha ainda mais importância, já que é uma maneira eficaz de garantir a rastreabilidade e a validade das comunicações, aspectos essenciais para resguardar o negócio de processos jurídicos.
Logo, organizações de diferentes setores, desde escritórios de advocacia até as grandes corporações, adotam soluções digitais para enviar cartas registradas de forma mais eficiente, reduzindo os seus custos e elevando a confiabilidade da entrega.
Diante dessa realidade, neste texto você encontrará tudo o que precisa saber sobre o envio de carta registrada, incluindo o que é, como funciona e quais as vantagens deste modelo. Siga a leitura e veja como otimizar as suas comunicações!
É toda correspondência enviada com um código de rastreamento, que permitirá ao remetente acompanhar o trajeto da mensagem até o destinatário e assegurar que o conteúdo chegou a quem deveria chegar.
Vale destacar que a carta registrada é muito utilizada dentre as boas práticas para enviar cobranças, e, se comparada à carta física, oferece mais segurança e rastreabilidade ao envio.
Tal fato se explica porque, no ambiente virtual, o uso de certificações como o Carimbo do Tempo da ICP-Brasil, atesta a data e hora de todos os processos envolvendo a tramitação dos documentos, como envio, recebimento, abertura e cliques no conteúdo.
Dessa forma, seja para o envio mais procurado, que é o de faturas, ou outros compartilhamentos importantes, como os contratos sigilosos, tal carta é o material que fornece uma trilha auditável e inalterável de comunicação juridicamente reconhecida.
O uso é recomendado sempre que a sua empresa precisar enviar comunicações importantes e desejar obter a comprovação de recebimento e leitura. Alguns exemplos específicos do mundo empresarial incluem:
Como é enviar na plataforma que já enviou mais de 200 milhões de documentos?
Vale lembrar que o envio de carta registrada pode ser feito de duas maneiras: pela via física, ou pela digital, a partir do WeSend AR, a solução que já soma milhões de envios em todo o Brasil. Pelo WeSend, os passos práticos que você vai estão descritos abaixo.
Acesse o WeSend AR e faça o cadastro dos dados da sua empresa com praticidade e conte com o total suporte dos especialistas do WeSend.
Integre o WeSend AR ao seu ERP ou ao CRM da sua equipe, isso facilitará o envio automatizado de documentos e notificações diretamente das soluções que você já utiliza.
Selecione o documento a ser enviado, o destinatário escolhido e adicione o Carimbo do Tempo para assegurar a rastreabilidade e a validade jurídica do conteúdo.
Dispare a carta registrada digitalmente, pelo meio que você escolher, já que pode ser, por exemplo, boleto com envio via WhatsApp, E-mail e até SMS. Depois, acompanhe, em tempo real, envio, entrega, abertura, cliques no link.
Receba notificações automáticas sobre o status do envio, o que permitirá à sua equipe uma gestão proativa e assertiva das comunicações com os clientes.
Perceba que a abordagem digital elimina a necessidade de impressões, deslocamento e custos com a impressão de papel, de forma que oferece uma solução eficiente e sustentável para o envio de documentos críticos.
A automação de cartas registradas reduz o tempo de envio e a incidência de erros nas mensagens. Junto disso, é facilitado o compartilhamento de mensagens em massa, que, diferente das cartas físicas que levariam dias, pela via digital chegam ao destinatário em segundos.
Com a rastreabilidade oferecida pelo Carimbo do Tempo, você tem a garantia de que a mensagem foi entregue e visualizada, o que é fundamental em processos jurídicos, onde a prova de recebimento evita litígios e resguarda o seu negócio de penalidades.
O WeSend AR utiliza criptografia de ponta a ponta, o que elimina o risco de vazamentos e garante a segurança do envio de faturas e de outros documentos. Assim, é assegurada a conformidade da empresa com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Optar pelo envio digital reduz os custos com papel, impressão, armazenamento e transporte. Somado à economia, essa escolha contribui para a sua empresa implementar práticas mais sustentáveis, o que se alinha à responsabilidade ambiental.
Agora que você já sabe os pontos mais importantes sobre carta registrada, continue aprendendo a como deixar as suas mensagens mais relevantes para quem as recebe. Outro fator importante da comunicação é a capacidade que os seus envios têm de se mostrar realmente relevantes para o destinatário.
Veja as principais dicas dos nossos especialistas sobre inteligência em comunicação com o público!
