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Central de Vendas
Desde a antiguidade, a população humana registra aquilo que lhe acontece. Pedras escritas, desenhos rupestres e papiros antigos já foram encontrados em diferentes localidades e reforçam a importância ancestral que é dada à documentação de eventos.
Hoje, semelhantes aos que vieram antes de nós, seguimos desenvolvendo meios que validem formalmente os acontecimentos que vivenciamos. Desse modo, nos casamentos, nas compras de imóvel e nas relações empresariais, lá estão os documentos.
Dada a importância que o recurso documental tem em nossas vidas, desde o início do século XXI, com o avanço da tecnologia, passou a ser discutido o envio e o armazenamento de documentos físicos e digitais.
Qual seria a melhor forma de manejar documentos? Qual meio é mais indicado para realizar envios assertivos? Qual formato de registro é melhor para as empresas?
Para responder a essas perguntas, é que desenvolvemos o blog post de hoje. Siga a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o tema!
O formato físico é o mais tradicionalmente utilizado para o manejo e compartilhamento dos documentos, que por este meio, os materiais são impressos e enviados via Correios para destinatários específicos.
Considerando a familiarização do público com tal estilo documental, é comum que as pessoas se sintam mais seguras ao manejar certidões e registros físicos, entretanto, essa vantagem é questionável ao passo que traz desafios como:
Para terem validade jurídica, os documentos físicos precisam ser afirmados com a assinatura das partes e o reconhecimento de firma em cartório, o que por si só não é um problema, já que o público está acostumado a fazer isso.
Contudo, a proteção efetiva desses materiais é desafiadora, uma vez que, com o passar do tempo, as chances do papel ser danificado por desgastes naturais ou extraviado ameaça a integridade das informações registradas.
O envio de documentos físicos envolve gastos com compra e manutenção de impressoras, tinta de impressão e transporte por motoboy. Além disso, ao usar documentações em papel, a empresa precisará de uma infraestrutura de armazenamento.
Para considerar o desafio neste ponto, imagine que você está em São Paulo e a sua empresa precisa enviar um documento jurídico e coletar uma assinatura de alguém em Curitiba.
Concorda que essa entrega será demorada e que prazos podem ser prejudicados? Os custos e a demora devem ser levados em conta nos envios não digitais.
Em 1992, em uma agenda da ONU, o desenvolvimento sustentável foi amplamente debatido e, desde então, diz respeito a uma postura que norteia as ações de empresas por todo o mundo.
Nesse cenário, muitas organizações buscam reduzir o alto consumo de papel e alta emissão de carbono relacionada ao transporte desse material, o que torna os documentos físicos cada vez menos utilizados.
A partir de 2001, com a fundação da Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira, a possibilidade de emissão de um certificado digital para atestar a validade jurídica dos conteúdos virtuais revolucionou o modo como muitas empresas manejam registros.
Assim, o uso e envio de documentos digitais passou a ser considerado sob a ótica de benefícios que antes eram impensáveis, como:
Com o avanço da certificação digital, reforçado em 2018 pela Lei Geral de Proteção de Dados, os documentos eletrônicos passaram a ter a mesma juridicidade atribuída aos físicos, desde que possuam assinaturas eletrônicas e protocolos de rastreamento.
Assim, além da legalidade do conteúdo, o meio digital também mitiga as chances de extravio e elimina a possibilidade de o material se desgastar, o que chancela a segurança completa que o uso e envio de documentos virtuais proporciona.
O envio digital elimina custos com papel, impressão e transporte. Se apenas nessa redução de gastos o benefício já é expressivo, soma-se a isso o fato de que o destinatário recebe o documento de forma imediata, de onde quer que esteja.
Tal praticidade facilita a coleta de assinaturas e o compartilhamento de informações, já que as pessoas não precisam mais estar no mesmo espaço físico para celebrar um contrato ou traçar planos estratégicos a partir de dados documentais.
A adoção do envio digital é uma ação que reduz o impacto ambiental e que privilegia a inovação das organizações, que passam a gastar menos e a contar com rotinas mais produtivas e ágeis de gestão e de compartilhamento de registros.
Quando um negócio se alinha às expectativas do mercado, o resultado é tornar-se mais competitivo, assim, a sustentabilidade nas empresas, trazida pelos documentos digitais, além de favorecer o meio ambiente, beneficia também o sucesso organizacional.
A decisão entre o envio físico e digital deve levar em conta a situação do destinatário. Por exemplo, empresas de cobrança só podem enviar boletos estritamente pela via digital caso o indivíduo tenha assentido a esta modalidade.
Ainda assim, com o aceite do destinatário, é possível otimizar recursos e reduzir o tempo gasto no envio de documentos, uma vez que contratos, faturas e comunicações empresariais já podem ser compartilhados digitalmente com legitimidade.
Nessa ótica, vale destacar que caso não haja restrições para o meio digital, desde a PLS 146/2007 os documentos virtuais com certificação são reconhecidos com igual validade que os físicos.
Portanto, o meio a ser escolhido dependerá das demandas da sua empresa, que poderá se beneficiar com o envio digital em larga escala, ainda que em alguns casos precise realizar envios físicos.
O WeSend AR é uma solução completa para o envio de documentos e notificações com validade jurídica via E-mail, SMS e WhatsApp. Nos últimos anos, mais de 200 milhões de documentos já foram compartilhados pela plataforma que garante:
A escolha entre documentos físicos e digitais depende das necessidades da sua empresa, mas a digitalização traz benefícios inegáveis: segurança reforçada, redução de custos e sustentabilidade.
Se você tem dúvidas sobre como modernizar envios e deseja impulsionar o seu compartilhamento de documentos digitais, conheça os detalhes do WeSend AR!
Entenda como a solução se adequa às necessidades da sua empresa e guia você rumo a uma comunicação moderna e eficiente!
