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Também conhecida como tecnologia paperless, a gestão eletrônica de documentos é uma forte tendência e ganha relevância ao passo em que a gestão manual já não entrega mais resultados, especialmente quando falamos no cenário de crise.
Porém, mesmo que estejamos nos direcionando para um aumento considerável da aquisição tecnológica, muitas dúvidas ainda surgem nessa etapa.
Sendo assim, veja como o envio de documentos por e-mail, proporcionado pela digitalização sistêmica de arquivos, pode ser o diferencial competitivo na pandemia!
Se por um lado 63% das empresas ainda não utilizam o processo digital, por outro, há uma perspectiva positiva de transformação logo à frente.
Isso porque um levantamento realizado pela Serasa Experian mostra um total de 87% das empresas entrevistadas afirmando estarem dispostas a reduzir drasticamente o uso do papel, apontando como a digitalização é o caminho ideal.
Mas qual a razão da propensão a investir em tecnologia? Quais elementos instigam a crescente onda de organizações atuando digitalmente?
Bom, cada empresa possui sua realidade, seus objetivos e seus desafios. Mas podemos afirmar que a gestão eletrônica de documentos elimina gargalos como:
Atualmente – sem exagero ou sensacionalismo –, cada gasto desnecessário ou atraso no fluxo traz impactos que asseguram um caminho único à organização: ir “ladeira abaixo”, sem meias palavras.
E como geralmente os gestores não consideram os gastos com impressão, o cenário pode se tornar volátil, colocando o crescimento (para não dizer sobrevivência) em risco.
Por sua vez, o envio de documentos por e-mail, por mais óbvio e simples que seja, traz vantagens que asseguram mais eficiência operacional, que é um ingrediente imprescindível para otimizar o fluxo da organização de maneira escalável.
O processo de digitalização consiste em levar as informações de um documento físico para a central informatizada da empresa.
Dessa maneira, é viável melhorar o compartilhamento entre setores e profissionais envolvidos. Essa integração já agiliza muito a evolução das demandas, mas é o envio por e-mail que consolida os resultados.
Empresas que trabalham com a criação de boletos bancários encontraram na estratégia digital uma alternativa para reduzir custos e atender a demanda com facilidade, elementos que sustentam as atividades na pandemia.
Veja as principais vantagens!
O ganho de produtividade tem peso direto no fluxo contínuo das demandas. Isso acontece porque a digitalização favorece a organização, a padronização e a disponibilidade rápida das informações.
Por sua vez, os colaboradores não perdem mais tempo tentando localizar dados e informações para suprir um formulário, por exemplo, ou quem sabe preencher os dados de um cliente que está no aguardo do boleto de cobrança para não ter incidência de juros.
Dessa forma, o profissional realiza disparos via e-mail em massa, ou seja, para múltiplos clientes, com celeridade e informações certas. Além disso, o desperdício é eliminado, já que não há documentos físicos e, sobretudo, papéis alinhados às demandas!
Não há uma fórmula mágica para vencer a crise ocasionada pela pandemia: ou sua empresa ganha mais e melhor, ou simplesmente reduz os custos, equilibrando o financeiro.
Já falamos várias vezes aqui no blog sobre os custos com impressão, mas vale reforçar.
Quando a empresa mantém processos físicos e manuais, os valores inerentes à impressão são extensos e muitas vezes não passíveis de monitoramento. Isso se agrava com a ausência de uma gestão de impressão consciente.
Sendo assim, o envio de documento por e-mail “corta o mal pela raiz”, uma vez que elimina a necessidade de impressão.
Portanto, você economiza com insumos, equipamentos e manutenção, além do espaço físico para o armazenamento e dos profissionais próprios para gerenciar tudo isso.
E por falar em formas de flexibilizar o fluxo operacional, a facilidade no acesso às informações é um dos grandes protagonistas do investimento na gestão eletrônica de documentos.
No momento em que o documento é digitalizado, todos os colaboradores dentro do fluxo de tarefas daquele processo têm acesso garantido e imediato. Assim, é viável dar sequência ao envio dos e-mails de maneira automatizada e sem erros.
E o melhor de tudo é disponibilizar os documentos a partir de níveis de acesso, ou seja, uma pessoa não consegue acessar algo que não compete às suas atribuições.
Tal aspecto é crucial para atender às novas exigências da LGPD quanto ao resguardo dos dados dos clientes.
O consumo rápido tem moldado a forma como o cliente enxerga a atuação das empresas. Por conta disso, a rapidez diante da solicitação ou na solução de um problema conta muito para sua satisfação.
Já imaginou ser capaz de enviar as informações solicitadas em poucos cliques, estimulando a experiência do cliente? Pois é isso que a gestão de documentos digital oferece, ampla margem para usufruir de diferenciais competitivos únicos.
A CTD, por exemplo, possui um dos melhores serviços personalizados de e-mail, bem como de e-mail transacional.
Através da possibilidade de anexar arquivos, customizar as informações do e-mail e de um robusto recurso de rastreio, entregamos a automação ideal para destravar o fluxo de trabalho da sua organização, alavancando sua evolução, mesmo na pandemia.
Caso tenha interesse em conhecer mais detalhes, venha falar com a nossa equipe. Esperamos ter ajudado você hoje. Acompanhe o Blog CTD e até breve!
