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Atualmente, a migração de diversas atividades burocráticas para os meios digitais intensificou mudanças nos modelos de serviço tradicionais, um grande exemplo deste fato é a automação no envio de faturas por e-mail. Nesse cenário, destaca-se a economia proporcionada pelo envio de cobranças digitais, principalmente para redução de custos com Correios e AR Digital.
Somado a essas vantagens, a automatização de cobranças garante, ainda, a segurança dos dados sensíveis das mensagens, uma vez que as plataformas de disparo operam a partir de rastreabilidade e envios criptografados. Tal situação reforça a popularidade do modo inovador de disparar boletos, fazendo com que diferentes empresas busquem por essa solução.
Pensando nisso, preparamos este post para esclarecer quais são os principais tópicos para garantir o sucesso do envio de faturas por e-mail! Siga a leitura e confira!
Desde 2001, de acordo com o estabelecido pela medida provisória 2.200-2, os documentos digitais são válidos juridicamente e reconhecidos assim como os físicos. Logo, a implementação do envio de faturas eletrônicas pode ser uma tarefa simples, desde que a empresa atente-se às práticas essenciais para o sucesso das mensagens.
Por isso, separamos 5 passos que você deve seguir na programação das suas cobranças por e-mail:
Em ferramentas desenvolvidas para a automação de envios, as empresas podem realizar o upload da sua base de dados para a plataforma, garantindo que as mensagens sejam personalizadas sem erros. Isso facilita a elaboração de faturas.
Além disso, em plataformas especializadas, é possível armazenar uma biblioteca com os modelos de mensagem utilizados pela empresa, o que garante facilidade na elaboração dos textos das mensagens.
Assim, é simplificada a personalização do e-mail com os dados dos destinatários, uma vez que basta adicionar o dado que está na plataforma ao modelo de preferência.
Essa é uma ferramenta para atestar a data e a hora em que os documentos de fatura são criados e, também, pode atestar o momento em que foram assinados. Desse modo, com o Carimbo do Tempo a empresa assegura reconhecimento jurídico para todo o procedimento de envio.
Uma vez disparados os boletos de cobrança, em plataformas refinadas de envio é possível monitorar a data e hora em que as mensagens são entregues, visualizadas e os downloads baixados. Isso permite um acompanhamento refinado para que a empresa verifique se a sua comunicação está de fato sendo efetiva.
Como falamos, soluções inteligentes para o envio automatizado têm programação segmentada para que o envio seja seguro e 100% adequado às diretrizes da LGPD. Assim, é totalmente garantido o envio seguro das mensagens, o que é essencial na hora de eleger qual é a solução que será utilizada pela empresa.
Uma das principais alegações de clientes inadimplentes é o extravio dos seus boletos. Ou seja, é bastante usual que os indivíduos declarem à empresa que o documento não chegou nas suas casas (quando enviado pelo Correio) ou que se perdeu.
Nesse cenário, a partir da implementação de envios de boletos por e-mail, a empresa assegura que as faturas chegarão aos destinatários e pode ainda personalizar o corpo das mensagens, elevando as chances de as pessoas engajarem com o conteúdo.
Diante dessa melhoria, a organização consegue ainda rastrear e visualizar quando o cliente interagiu com o boleto, de modo que poderá comprovar que houve recebimento. Assim, a partir destas boas práticas, com as cobranças digitais a empresa também pode ser beneficiada com a redução da inadimplência.
O WeSend Mail é a plataforma ideal para o envio de cobranças por e-mail. A solução garante sucesso na estratégia de disparo de mensagens rastreáveis (com data e hora de todos os eventos) e, ainda, proporciona redução de custos significativa em relação a Correios e AR Digital.
Na ferramenta, todos os dados sensíveis são protegidos por mensagens criptografadas e são manejados de acordo com as obrigações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Assim, fica fácil enviar boletos com segurança para que os destinatários possam acessar os arquivos e realizar pagamentos eletrônicos com praticidade.
Se você busca por uma solução definitiva para o sucesso das suas cobranças automatizadas, conheça hoje mesmo o WeSend - a plataforma que já enviou mais de 200 milhões de documentos! Para saber mais, clique aqui e fale com a nossa equipe hoje mesmo!
