Sua empresa gerencia as cotas de impressão com eficiência? Veja sua importância!

A redução de custos com impressão é uma necessidade que pode impulsionar as demais estratégias financeiras da organização, e as cotas de impressão cumprem um papel imprescindível nesse contexto de otimização operacional.

Porém são poucas as empresas que realmente compreendem sua importância para a gestão de impressão evoluir conforme as demandas diárias. Afinal, muitas vezes são ações simples que impactam positivamente no fortalecimento da organização.

Então, no conteúdo de hoje, a CTD tratará da relevância de focar em uma gestão eficiente das cotas dos colaboradores, de modo que os processos sejam executados com máxima eficiência, mas despendendo apenas os recursos necessários. Vamos conferir?

O que são cotas de impressão?

Responda: atualmente, sua gestão tem o controle exato da quantidade de cópias e impressões realizadas por cada colaborador? Ou consegue ao menos determinar o grau de importância que os documentos impressos têm para as demandas da empresa?

Nesse sentido, as cotas de impressão nada mais são do que a definição de um limite de cópias impressas por cada colaborador, levando em consideração os tipos de documentos e seu valor para a continuidade das atividades.

Geralmente, as cotas são elaboradas e gerenciadas através de um sistema que faz a limitação automática para cada setor.

É através do controle automatizado que os gestores têm a certeza de que os potenciais desperdícios e gastos desnecessários serão reduzidos.

É uma estratégia viável para melhorar o controle da gestão de impressão?

Dependendo da carga de impressões, as cotas podem ser a estratégia primordial para abrir margem para o planejamento avançado, digamos, com o outsourcing de impressão.

Sendo assim, sua gestão desenvolve políticas que irão direcionar as cotas. Com otimização, redução de custos e tempo proporcionados pelo contexto assertivo, os gestores conseguem projetar melhores estratégias que complementam todo o parque de impressão.

Com isso, sua organização terá a combinação perfeita para gerir as impressões sem preocupação, podendo analisar com mais tempo o escopo necessário para fazer a diferença no segmento de atuação. Independentemente do setor, a terceirização completa das impressões é a estratégia que você deve buscar.

Três vantagens do gerenciamento de cotas de impressão

1. Diminuição expressiva da quantidade diária de impressos

Por se tratar de um custo imperceptível em muitos casos, o gasto excessivo com impressões pode passar despercebido mensalmente, o que acaba exaurindo os recursos financeiros com impactos irreversíveis.

Nesse cenário, estabelecer cotas impõe um limite à liberdade irrestrita que os colaboradores tinham anteriormente. Por sua vez, os próprios profissionais se tornam ávidos no dimensionamento dos seus gastos.

E como bem sabemos, toda economia resulta no alargamento da margem para desenvolver estratégias mais alinhadas aos objetivos do negócio.

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2. Redução dos gastos direcionados ao uso do papel

Bom, o ideal seria não utilizar mais papel no dia a dia da sua empresa, uma vez que o universo digital é mais seguro, proveitoso e muito mais barato. Contudo nem sempre isso é possível, pois muitas empresas necessitam de cópias físicas dos documentos.

Um bom exemplo são as empresas que trabalham com a emissão de guias de pagamentos, como ISSQN, Carnês de IPTU, contas de água e luz, além de telefone e faturas de cartão.

Claro, atualmente há a possibilidade de envio digital, mas a grande maioria ainda depende da impressão em papel. Por conseguinte, a melhor alternativa é reavaliar os processos, de forma a identificar quais são passíveis de serem digitalizados.

A digitalização alinhada às cotas bem definidas, certamente trazem uma redução acentuada dos gastos com papel.

3. Economia escalável com menos insumos consumidos

Menos impressões resultam automaticamente em menores gastos com insumos, como tintas, peças de reposição e tempo da equipe de TI para ajustar periodicamente as configurações dos equipamentos.

Desse modo, as cotas estimulam menor uso das impressoras, que passam a contar com uma vida útil prolongada. A gestão financeira é amplamente beneficiada com um gerenciamento de maior precisão dos custos.

Como atingir maiores resultados com o controle das cotas

Por mais que as cotas de impressão possam ser implementadas pela equipe interna da empresa, ainda será necessário investir em um software robusto e capaz de controlar os processos com recursos variados, o que pode encarecer a estratégia.

Entretanto há uma alternativa ainda melhor e mais benéfica, tanto para o operacional quanto para os custos, que é o outsourcing de impressão.

O serviço de terceirização é o grande divisor de águas para organizações dependentes diretas de grandes volumes de impressão.

Isso porque a empresa contratada fica responsável por todas as questões relacionadas às impressões.

Logo, sua gestão não precisará mais se preocupar com quantidade, reposição de materiais e peças, qualidade, manutenção ou atualização de equipamentos, uma vez que a contratante é quem irá lidar com tudo isso, além de oferecer um suporte irrestrito.

Surgiu interesse? Venha conversar com a Equipe CTD e entenda melhor como a impressão digital e a aplicação de dados variáveis de forma personalizada são recursos únicos que impulsionam o crescimento do seu negócio. Esperamos por você!