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Não há dúvidas de como a tecnologia ajuda o tempo inteiro a aumentar a produtividade da empresa. E uma das maneiras de tornar todos os processos internos mais eficientes é, justamente, investindo nos documentos digitalizados.
Hoje, manter cópias de documentos impressos, principalmente de contratos ou boletos gerados para clientes, é uma prática ultrapassada. Além de ocupar muito espaço em arquivos impressos, a prática também é insegura em diversos aspectos.
Quer descobrir o que são os documentos digitalizados e a importância deles para seu negócio? Continue lendo e confira!
Os documentos digitalizados nada mais são do que versões totalmente digitais de documentos impressos ou processados digitalmente. Isso significa que cópias de contratos, boletos direcionados à clientes e outros são armazenados pela empresa em formato digital, substituindo as cópias impressas.
Nos dias de hoje, investir nisso é crucial para melhorar a gestão de documentos e até mesmo facilitar o acesso do próprio cliente à outras alternativas além do impresso. O processo de digitalização pode ser feito pela própria empresa, de forma completamente manual através de scanners, ou com o auxílio de empresas especializadas na publicação de documentos web, como a CTD.
Em alguns casos, é possível gerar um documento digital automático junto com a impressão do mesmo para o cliente, facilitando o controle da empresa.
Agora que você já sabe o que são os documentos digitalizados, deve imaginar as vantagens que os mesmos proporcionam para um negócio. E quando estamos falando de empresas que lidam com um grande volume de impressão, as vantagens são ainda maiores.
Abaixo, confira alguns dos pontos que tornam os documentos digitalizados fundamentais para a gestão de toda empresa.
Se a sua empresa gera milhares de documentos de dados variáveis todos os meses, a quantidade de papel gasto para fazer cópias desses documentos é imensa. Não à toa, uma das grandes vantagens da digitalização de documentos é a redução de custos com impressão.
Essa é uma forma simples de reduzir os custos com insumos de impressão e investir menos tempo na gestão de documentos.
Manter os arquivos impressos organizados é um desafio, principalmente quando a quantidade de documentos está na casa dos milhares. Porém, é fato de que a empresa precisa manter os documentos armazenados em algum lugar e de fácil acesso para os funcionários.
Uma das melhores maneiras de otimizar a gestão de documentos é apostando nos documentos digitalizados. Isso porque eles ficam armazenados em um banco de dados, e cada documento pode ser localizado de forma fácil usando palavras-chave.
E, claro, se os documentos estão disponíveis através de um banco de dado, você gastará muito menos espaço para armazenar tudo o que precisa. Isso significa dar um fim às salas de arquivo e caixas lotadas de documento.
Outro ponto importante é que os documentos digitalizados são muito mais seguros levando em consideração diversos pontos. Primeiro, porque quando impressos os documentos podem sofrer com deterioração ao longo do tempo, trazendo uma perda perigosa de informação para a empresa.
Por outro lado, os documentos digitais são armazenados em bancos de dados seguros, que só podem ser acessados por funcionários e pessoas que possuem a chave de acesso. Isso evita roubos de informação ou o acesso indevido a dados privados.
E então, descobriu a importância dos documentos digitalizados para empresas? Se você gostou das dicas e quer melhorar a gestão de documentos, confira nosso modelo de publicação de documentos para web e descubra como podemos ajudar seu negócio a crescer!
