O que é ofício: definição, utilidade e como enviar

Os ofícios são documentos formais muito utilizados na comunicação empresarial e nos órgãos públicos. Isso porque o formato deste documento garante que a mensagem transmitida tenha clareza e que seja rastreável.

Assim, seja para formalizar uma solicitação, registrar uma notificação de cobrança ou apresentar uma proposta comercial, o ofício é escolhido pela segurança e validade incontestável nas comunicações institucionais.

Pensando nisso, hoje vamos tratar sobre os principais pontos deste formato de envio: definição, utilidade e como enviá-lo com precisão. 

Tem dúvidas sobre o assunto? Siga a leitura e veja tudo o que você precisa saber sobre este importante comunicado formal!

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O que é um ofício e para que serve?

Ofício é uma palavra derivada do termo “oficial” e, dentre o entendimento popularmente difundido, oficial é tudo aquilo que conta com o reconhecimento da Lei e do Estado.

Nessa ótica, podemos explicar o ofício como um comunicado oficial, reconhecido legalmente, e que por isso é muito utilizado para o envio de documentos jurídicos, já que registra e transmite informações formais. 

Logo, este tipo de comunicado pode ser utilizado em diferentes situações, sendo as mais tradicionais:

• Solicitação: pedidos formais de informações exclusivas, materiais ou serviços especializados.
  
  
• Notificação: comunicações oficiais, como por exemplo, a notificação de que um prazo de execução contratual está chegando ao fim.
  
  
• Apresentação: envio de propostas comerciais ou pareceres financeiros são apresentações que podem ser enviadas como ofício.
  
  
• Cobrança: formalização de pedidos de pagamento e aviso formal de que caso não seja paga a dívida, o cliente será protestado em cartório.

Entendidas a definição e a usabilidade do ofício, vamos entender o que este comunicado precisa ter para que seja de fato oficial?

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Os 5 elementos essenciais que todo ofício deve ter!

Para que um ofício seja considerado válido perante o Estado e para que seja eficiente para quem o enviou, a mensagem deve conter os seguintes elementos:

1. Identificação das partes.

Nome e cargo do remetente e nome e instituição do destinatário devem ser claros e estarem já no início do documento.

2. Local, data e número do ofício

Lembre-se que os ofícios precisam ser registrados e facilmente encontrados depois em arquivos.

3. Assunto e corpo do texto

É preciso que a mensagem contenha uma descrição objetiva e concisa do conteúdo do ofício, e o conteúdo deve ser bem redigido e de fácil entendimento.

4. Prazos

Quando houver solicitações com pedidos de contrapartida, os prazos para que a outra parte se manifeste devem ser apontados.

5. Protocolo de recebimento

O que assegura a validade do ofício é a Assinatura de Recebimento pelo destinatário e rastreabilidade dessa comunicação.

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Por que é importante garantir rastreabilidade e validação legal? 

A rastreabilidade e a validação jurídica são os pontos fundamentais para assegurar que a comunicação foi devidamente entregue e recebida. 

Tradicionalmente, isso era feito por meio de Aviso de Recebimento (AR) físico, um processo que pode ser demorado e custoso. Hoje, o envio eletrônico com AR digital é uma solução mais eficiente e segura, já que no meio virtual você conta com:

• Validade jurídica: o documento enviado tem garantia de autenticidade e inviolabidade, o que confere o valor legal.
  
  
• Rastreabilidade: é possível acompanhar todas as etapas da entrega em tempo real e não apenas a assinatura, como é no AR físico.
  
  
• Praticidade: o processo de envio e recebimento é agilizado se comparado ao do envio físico.
  
  
• Economia: o envio por AR digital do WeSend é até 10x mais barato se comparado ao dos Correios.
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Posso enviar um ofício por e-mail? Saiba como é possível!

Um ofício com validade jurídica é essencial para garantir que a comunicação seja reconhecida e cumprida. No meio digital, a garantia de rastreabilidade e autenticidade da mensagem são fundamentais para evitar questionamentos futuros.

Então, quer saber como assegurar que os seus ofícios por e-mail tenham validação jurídica e possam substituir métodos tradicionais, como o AR físico? 

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