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As políticas de impressão funcionam como uma bússola que guia a gestão de impressão aos resultados desejados. Dependendo parcialmente de boas ferramentas tecnológicas para ter eficiência, as políticas precisam ser bem planejadas e executadas.
O principal benefício é a recorrente redução de custos, pois o desperdício deixa de acontecer, impactando na eficiência do parque de impressão.
Então, se a sua organização tem encontrado complexidade no gerenciamento dos documentos, saiba que este conteúdo pode ajudar.
Sendo assim, acompanhe a leitura e entenda, em detalhes, como implementar políticas que realmente tragam a mudança necessária para crescer com escalabilidade!
Antes de mais nada, como são os processos atuais do seu parque de impressão? As demandas não monitoradas? A quantidade de documentos impressos é controlada? Os gestores sabem quem está utilizando mais os recursos e a razão disso?
Os setores que realmente dependem das impressões têm suas necessidades atendidas, ou são impactados pelos desperdícios em outras tarefas? Se as respostas forem negativas, saiba que você pode não contar com políticas adequadas.
Isso porque a política de impressão é o apanhado de procedimentos e diretrizes aplicado às demandas de impressão, de modo a ampliar o controle de aspectos como:
Então, são direcionamentos que orientam a gestão na otimização de cada documento, seja ele físico ou digital.
Entretanto, para tornar isso um ponto a favor dos gestores, é fundamental ter organização, planejamento, pulso firme para implementar as ações e, sobretudo, tecnologia para consolidar cada passo da nova gestão de impressão.
Caso você ainda não faça ideia do que estamos falando ou de como colocar isso em prática de modo simples, separamos três passos práticos que podem ajudar!
De nada adianta implementar ações que restrinjam as impressões se os gestores não conhecem as necessidades de cada profissional e de cada setor. Ao invés de trazer resultados, essa ação desprovida de planejamento pode causar impactos negativos.
Por isso, o primeiro passo é analisar o comportamento inerente a cada área. Por exemplo, o setor financeiro certamente possui necessidades maiores do que o estoque, correto?
Essa avaliação prévia permite amplo conhecimento e favorece o “layout” assertivo das políticas.
Atualmente, você encontra softwares que facilitam o monitoramento das impressões, que emitem alertas de baixo insumo e oferecem relatórios sobre o uso de cada colaborador.
Porém a maioria dessas ferramentas não conversam entre si e acabam viabilizando investimentos recorrentes em novos recursos.
Por outro lado, para implantar suas novas políticas de impressão e atingir os resultados esperados, a alternativa é optar pelo outsourcing de impressão. A terceirização de qualidade caminha junto à política bem estruturada.
Afinal, a empresa prestadora do serviço se encarrega dos processos complexos, como gestão de insumos, reposição de peças e manutenção, tornando possível que a sua gestão consiga fiscalizar os aspectos operacionais de forma fácil e eficiente.
O sucesso das políticas de documentos depende da atuação alinhada de todos os elementos da empresa. Com isso, os profissionais precisam desempenhar seu papel à risca, a fim de fortalecer o engajamento com as novas diretrizes.
Uma alternativa para simplificar o processo é viabilizar treinamentos e capacitação a partir dos processos remodelados. Dessa forma, a conscientização na impressão é alcançada de maneira orgânica e consolidada.
Entre as muitas vantagens de estruturar processos nas políticas certeiras, podemos destacar o elemento mais importante para qualquer organização, que é a redução dos gastos com impressão.
Isso acontece porque não há mais desperdício, os insumos são utilizados de forma estratégica e racional, apenas quando há necessidade.
Inclusive, se você considera a necessidade de ingressar na transformação digital, saiba que a digitalização dos documentos é estimulada ao máximo com a estratégia certa.
Já imaginou atuar com sustentabilidade e promover maior competitividade em seu segmento de mercado? Afinal, estamos falando de processos inovadores, que corroboram com a melhor percepção dos clientes em relação à empresa.
Aliás, atualmente é inviável que uma empresa não tenha demandas de impressão, seja na oferta de conteúdos aos clientes ou na geração de importantes relatórios gerenciais para melhores tomadas de decisões.
Então, por que permitir que sua realidade seja dispendiosa, quando poderia desfrutar de otimização e rentabilidade crescente? Não faz sentido nenhum, não é verdade?
Sendo assim, convidamos você a entender melhor esse novo universo de possibilidades que impactam diretamente seus resultados. Não deixe de acompanhar o Blog CTD para mais dicas e até breve!
