Por mais que um processo seja automatizado, sua empresa não pode mais “ficar no escuro” quanto ao detalhamento das atividades, e quando falamos em envio de documentos por e-mail, a rastreabilidade e a segurança são pontos fundamentais na qualidade do serviço oferecido.

Por exemplo, vamos supor a realidade de uma empresa que faz o envio de faturas por e-mail. Como a gestão pode ter solidez operacional se não consegue identificar os aspectos dos envios, como recebimento e leitura?

Então, fica complexo até mesmo entregar um serviço de qualidade ao cliente final – o consumidor –, que depende da fatura para ter o controle das finanças.

Diante disso, a CTD está aqui, mais uma vez, para demonstrar como o Serviço CTD Mail é crucial para sua estratégia de envio de documentos por e-mail. Acompanhe!

Todas as organizações são passíveis de automatizar seu envio

Como utilizamos o exemplo acima, da empresa que realiza o envio de faturas mensais, pode parecer que somente esse tipo de organização pode se beneficiar.

Entretanto, praticamente toda empresa é candidata a trazer a automação dos envios para seus processos, de modo a maximizar o controle de cada especificidade. Sendo assim, organizações que trabalham com:

·       Administração financeira e contábil: geralmente são documentos e avisos de cobrança, bloquetos bancários, faturas de cartão, emissão de NF etc.

·       Consórcios: documentos de cobrança integrados com o O CTD Mail é um serviço altamente personalizado de envio de documentos via e-mail.

Outro ponto que o difere, é que a base de dados utilizada para o envio dos e-mails não se limita às bases dos documentos impressos.

Com isso, você pode trabalhar também com o envio exclusivo de e-mails, aliás, pode ser associado a outros serviços e soluções CTD, como é o caso do envio de SMS, que potencializa ainda mais a sua estratégia. Conheça suas vantagens!

1. Viabiliza a inclusão de anexos

Sua mensagem precisa urgentemente da anexação de arquivos? Sem problemas, o CTD Mail permite a você anexar arquivos em PDF, que é o melhor formato para que seu cliente possa visualizá-los. 

Além disso, você também pode aproveitar mais segurança, já que há a função de criar uma senha específica para a abertura do PDF. Assim, você assegura que somente a pessoa certa, responsável pelo documento, tenha acesso!

2. Traz mais customização para melhorar a entregabilidade

Você sabia que o e-mail “raso” de informações pode impactar na taxa de entregabilidade? Isso porque os mecanismos realizam a leitura das informações presentes no e-mail.

Quando os mecanismos não localizam dados básicos como nome e remetente, eles compreendem e definem como SPAM, direcionando aquela fatura importante ou informação sensível, para a caixa de SPAM, o que atrapalha a visualização pelo recebedor.

Nesse sentido, o serviço CTD permite que você possa customizar seus envios, melhorando a entregabilidade e, consequentemente, a abertura das mensagens.

3. Rastreabilidade completa para mensurar resultados e fortalecer processos

Por fim, chegamos à função que é o cerne desse conteúdo: a rastreabilidade do envio de documentos por e-mail.

A CTD entrega a você a chance de acompanhar os processamentos e rastreios em tempo real, e para isso, você utiliza o Portal Web. Dentre as principais informações para o rastreamento assertivo, sua empresa aproveita:

1. Data e hora do processamento das informações na CTD.

2. Envio.

3. Entrega.

4. Leitura

5. Devolução.

6. Rejeição.

7. Acesso aos links.

8. Erros de endereço inválido, domínio inválido, destinatário inválido, entre outros problemas.

9. IP que fez acesso.

10. Navegador utilizado na abertura do e-mail.

11. Dados de origem do evento.

12. Informações disponibilizadas para a opção de download de relatórios.

A soma destas funcionalidades favorece um controle absoluto de todos os envios, facilitando a mensuração e a eficiência da entrega dos documentos.

Quer saber como ter esse serviço estruturando suas ações? Entre em contato com a Equipe CTD, teremos prazer em demonstrar como o CTD Mail funciona na prática!demonstrativo de consórcio.

·       Imobiliárias: DOC de cobrança, extrato de condomínio, extrato de síndicos e cartas de convocação.

·       Guias de pagamentos: carnês de IPTU, ISSQN, contas de luz, água, telefone e dívidas ativas.

·       Recursos Humanos: manuais de treinamento, cartão-ponto, contracheques e relatórios

Dessa maneira, em cada um destes cenários é possível se beneficiar da rastreabilidade, uma vez que ela proporciona à gestão da empresa a possibilidade de tomar novas medidas, realinhar estratégias e cobrar melhores resultados, pois há maior controle operacional.

Já imaginou como seria vantajoso, por exemplo, para quem costuma imprimir as guias de pagamento, o que é passível de extravio, perdas e oferece controle zero sobre o recebimento pelo cliente, alterar para envio por e-mail transacional?

Isso muda totalmente com o serviço CTD Mail, pensado e desenvolvido especificamente para solucionar todos os gargalos decorrentes desse processo. Confira a seguir as principais características do nosso serviço e comprove a diferença!

CTD Mail: três vantagens pensadas nas demandas da sua empresa!