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Os e-mails são mensagens amplamente utilizadas na comunicação das empresas, especialmente por serem tramitados em um canal sem custos para envio e, também, por ser uma plataforma que a maioria das pessoas já está familiarizada a operar.
Nessa ótica, é frequente o compartilhamento de documentos, faturas e até mesmo de notificações importantes via e-mail. Por isso, ganha cada vez mais destaque a importância de assegurar a eficiência e a segurança da partilha dessas documentações no ambiente virtual.
Assim, considerando a relevância de garantir proteção e veracidade às informações divididas, emerge a seguinte dúvida: quando um e-mail pode ser utilizado como prova documental?
Pensando em responder às dúvidas sobre o envio de mensagens nesse canal, neste blog post vamos falar sobre tudo o que você precisa saber sobre e-mails com validade jurídica que podem ser usados como prova! Siga a leitura e confira!
De acordo com o artigo 332, do Código de Processo Civil, todos os instrumentos são válidos como prova desde que tenham a sua veracidade comprovada. Isso quer dizer que qualquer material pode ser uma prova documental, se for possível atestar que se trata de um material legítimo.
Sob esse prisma, vale destacar que o reconhecimento de identidade e inviolabilidade é feito pelo uso de certificados digitais, emitidos por autoridades certificadoras.
Nessa lógica, o e-mail terá validade como prova, se tiver certificação associada, afirmando que o conteúdo é autêntico e que não foi violado.
Portanto, para que notificações e documentos compartilhados nesse canal tenham reconhecimento jurídico, é preciso atestar o envio seguro de informações. Logo, reforçamos que isso só é possível se as mensagens forem acompanhadas de certificados e assinaturas digitais.
Apesar de parecidas, as nomenclaturas "digital" e "eletrônica" não são sinônimos quando se trata da assinatura, considere as diferenças:
É aquela que é realizada a partir da emissão de um certificado da ICP-Brasil, e é tomada como uma medida mais segura, uma vez que a partir da certificação, é garantida a criptografia da mensagem.
É um instrumento que é formalizado sem a certificação da ICP e que passa a valer quando ambas as partes envolvidas estão de acordo com o que consta no conteúdo da mensagem e assinem.
Assim, mesmo que as duas vias sejam reconhecidas pela Lei segundo o Art. 10 da MP 2.200-2 de 2001, para e-mails como prova documental, que necessitam de certificados para que tenham validade jurídica, a assinatura mais indicada é a digital.
E-mails válidos são autênticos, confidenciais, sem qualquer resquício de fraude e que não podem ser anulados, ou seja, são irretratáveis. Por isso, essas mensagens garantem segurança para as empresas que manejam apenas envios com certificação.
Para ilustrar esse fato, considere uma organização que compartilha documentos e notificações por e-mail apenas com certificados digitais.
Tal utilização atesta o compromisso da empresa em manejar conteúdos verídicos, de forma que além de proteger o nome da marca, o gerenciamento de e-mails legítimos também mostra o seu empenho na garantia da legitimidade.
Além disso, em disputas judiciais, os e-mails validados resguardam o negócio, já que podem ser utilizados como provas sobre a conduta da organização na situação de conflito. Logo, são instrumentos importantes para livrar a empresa de penalidades indevidas.
Sendo assim, o uso de e-mails juridicamente válidos é fundamental para garantir a preservação do negócio do ponto de vista legal e, ainda, imprescindível no prisma do resguardo à reputação da empresa no mercado.
O WeSend AR é uma plataforma de envio multicanal de documentos e mensagens que oferece validade jurídica e rastreabilidade para todo o compartilhamento de informações.
Na ferramenta, os envios podem ser automatizados e programados em larga escala, proporcionando mais eficiência para a comunicação da empresa.
Além disso, pode ser anexado à mensagem o Carimbo do Tempo, um selo da ICP-Brasil que atesta a data e hora em que os documentos são assinados pelo destinatário.
Dessa forma, a partir de recursos avançados de compartilhamento e certificações digitais da Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP- Brasil), a solução garante e-mails ágeis e protegidos de adulterações.
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