Tudo o que você precisa saber sobre outsourcing de impressão

Reduzir custos e aperfeiçoar ações operacionais são os principais objetivos das empresas, ainda mais diante de uma economia instável. A alternativa viável consiste em terceirizar certos processos e demandas, como é o caso do outsourcing de impressão.

Como sabemos, realizar a impressão de todos os setores e procedimentos e garantir uma gestão eficiente, é um grande desafio e exige dedicação e recursos financeiros quase inesgotáveis, pois há alta recorrência.

Então, terceirizar esse serviço pode ser a estratégia mais assertiva para diminuir gastos e, sobretudo, planejar os próximos passos com menos complexidade.

Acompanhe a leitura para saber tudo sobre o serviço de outsourcing de impressão. Vamos conferir!

Qual é o conceito atual de outsourcing de impressão?

Outsourcing vem do inglês e significa terceirizar algo, como um serviço. Logo, quando falamos em impressão, consiste na ação de contratar a prestação de um serviço realizado por meio de equipamentos modernos de impressão.

Contudo, o outsourcing vai muito além de terceirização e locação de equipamentos como impressoras, por exemplo. Isso porque é um serviço altamente completo para a gestão dos procedimentos relacionados às demandas gráficas de toda a empresa.

Obviamente, o foco principal reside na locação de equipamentos que trabalham exclusivamente para sua organização, tanto na impressão quanto em seu gerenciamento, mas é viável ir além.

Você sabia que é possível aliar até mesmo a impressão de dados variáveis ao outsourcing? Veja algumas das funcionalidades que você pode utilizar diariamente:

·   Impressão a laser preto e jato de tinta preto ou colorido com dados e imagens variáveis.

·   Inserção, envelopamento, e postagem de documentos.

·   Personalização de documentos e peças de comunicação (marketing de precisão).

·   Impressão em preto e colorida em qualquer quantidade.

·   Inúmeros recursos gráficos que combinam texto, foto, ilustração, desenho, entre outros.

·   Desenvolvimento e criação de layouts.

·   Eliminação de custos com fotolito e redução de gastos com controle de estoques.

Desse modo, você pode aliviar a pressão e os custos relacionados às impressões da sua organização de forma geral.

Consequentemente, é possível remanejar recursos financeiros para novos investimentos e utilizar o tempo dos profissionais para planejar o crescimento do negócio.

Outsourcing de impressão: como funciona na prática

O funcionamento prático da terceirização de impressão é simples, bastando apenas você identificar a melhor provedora de serviços no mercado. Em seguida, a contratada irá compor o parque de impressão mais assertivo para as demandas do seu negócio.

Todo esse processo é alicerçado em uma análise prévia e completa sobre suas necessidades atuais. Assim, é possível equilibrar o custo-benefício mais apropriado e benéfico. Entre os pontos avaliados, estão:

·   Definir o volume mensal e atual de impressão.

·   Entender a taxa de impressão em preto e branco e colorida.

·   Setores com níveis críticos de impressão.

·   Aplicabilidade extra exigida, como dados variáveis e digitalização.

·   Sazonalidade das impressões.

·   Estabelecer, com precisão, os formatos de papel utilizados.

Por sua vez, a empresa contratada é capaz de estipular precisamente quais as reais demandas por departamento. É justamente essa análise que viabiliza menores custos, já que não há desperdício e a usabilidade se torna mais enxuta.

‍

‍

Por que investir em outsourcing é uma ação estratégica fundamental?

Primeiramente, porque o outsourcing estimula a redução consistente e contínua dos gastos com impressão, além de potencializar o controle sobre demais custos inerentes ao operacional, como manutenção ou novos investimentos.

Nesse sentido, existem outras finalidades para a adoção de um serviço eficaz de outsourcing, tais como:

·   Ser capaz de acompanhar as demandas em tempo real.

·   Não despender investimentos ao atualizar o parque de equipamentos.

·   Analisar, com assertividade, quais processos podem se tornar paperless, ou seja, migrar para o digital e reduzir mais custos.

·   Utilizar os recursos de TI apenas para fortalecer o operacional, visando máximo desempenho.

·   Eliminar paradas não programadas, substituição de insumos e manutenção, maximizando a produtividade dos profissionais.

·   Implementar políticas de impressão seguras e coerentes ao planejamento da organização.

Portanto, seja na intenção de ter processos mais eficientes e menos complexos, ou para seguir distintos objetivos em simultâneo, avalie com diligência o investimento em outsourcing, pois traz vantagens competitivas difíceis de serem ignoradas.

Alcance oito vantagens que estimulam o operacional da sua organização

Um dos grandes problemas das empresas é desconhecer por completo seus custos com impressão. Atuando como um gasto invisível, isso pode prejudicar a saúde financeira e inibir seu crescimento.

No entanto, esse gargalo é facilmente solucionado com a redução do consumo de papel, isto é, com o investimento no outsourcing. Veja oito vantagens cruciais para sua organização:

1. Aumento exponencial da produtividade dos colaboradores.

2. Otimização sólida dos processos.

3. Redução do TCO (Custo Total de Propriedade).

4. Fortalecimento dos processos de TI.

5. Ampla flexibilidade dos recursos relacionados à impressão.

6. Entrada definitiva na transformação digital, com atualização de tecnologias que não imobilizam o ativo da empresa.

7. Padronização em todos os procedimentos, inclusive de suporte.

8. Diminuição acentuada do desperdício em impressão.

Como você pode notar, é impossível não conceber como o outsourcing de impressão é indispensável, principalmente nesse momento, onde cada economia, por menor que seja, pode representar um dia a mais de portas abertas.

Esperamos ter ajudado você com as dicas e informações. Acompanhe o Blog CTD para mais conteúdos relevantes e até breve!