Veja 5 passos para diminuir os gastos com impressão de forma inteligente

Em um período de encolhimento econômico recorrente, toda forma de redução de custos é uma estratégia valiosa para as organizações e, nesse cenário, os gastos com impressão podem representar a oportunidade para enxugar o operacional.

Consideradas por muitos um gasto invisível, as impressões ocupam um lugar considerável no fechamento do mês. Porém, só é possível identificar esse gargalo ao analisar com solidez os processos envolvidos nessa operação diária.

Portanto, no conteúdo de hoje, compilamos cinco passos que podem estimular a diminuição dos seus gastos, a partir de uma gestão de impressão consciente. Acompanhe a leitura até o final e descubra como contornar essa situação que impede a empresa de prosperar. Vamos lá!

Gastos com impressão: cinco passos para a redução do custo do seu processo

1. Digitalizar processos é o primeiro passo

O número de organizações que aderem à tecnologia e à digitalização dos documentos cresce a cada dia, mas ainda há muito chão pela frente.

Dessa forma, o primeiro passo é implementar um processo progressivo de digitalização em sua empresa, a fim de aliviar a alta carga de impressão.

Contudo, esse procedimento precisa ser analisado pelos gestores, pois é fundamental identificar quais demandas são suscetíveis à digitalização. Do contrário, você pode prejudicar o fluxo de trabalho dos profissionais.

Financeiramente falando, digitalizar documentos impacta na quantidade diária de impressões e na produtividade dos colaboradores.

Consequentemente, a gestão de impressão controla com mais eficiência o número de impressões, o consumo de papel e como cada profissional contribui para a diminuição dos gastos.

2. Traga a tecnologia para substituir demandas

Esse segundo passo é uma continuação da digitalização, ou seja, trazer a tecnologia para seu operacional é uma estratégia que deve ser aproveitada ao máximo.

Vamos assumir, aqui, um cenário em que sua empresa tenha periódicas e pontuais reuniões semanais.

Tendo em vista que alguns dos profissionais que participam da reunião costumam levar consigo relatórios pessoais e impressos, para facilitar sua apresentação, temos aqui um consumo de impressões que poderia ser evitado.

A ideia, então, é incentivar os profissionais a utilizarem métodos digitais, como tablets, smartphones e notebooks, nos quais os documentos podem ser acessados através de aplicativos em nuvem. Um bom exemplo é o Google Drive.

Pode parecer algo trivial, mas a economia gerada com impressões que seriam descartadas posteriormente, sem real necessidade, impacta no plano da gestão responsável pela impressão.

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3. Implemente uma gestão de impressão eficaz

É impraticável almejar a redução dos gastos com impressão sem a implementação de uma gestão eficiente para coordenar suas demandas.

Entre as muitas responsabilidades do gerenciamento de impressão, temos o controle absoluto dos recursos, o equilíbrio da eficiência a um custo operacional menor e o aumento da produtividade, visto que os colaboradores gastam menos tempo com os procedimentos de impressão e passam a trabalhar mais estrategicamente.

Você pode nortear a implementação da sua gestão a partir de 3 pilares:

·   Definição das prioridades e necessidades atuais da sua empresa.

·   Estimular mais organização e padronização das impressões.

·   Investir em recursos modernos e tecnológicos para automatizar os processos.

Essa combinação pode parecer apenas mais investimento de tempo e dinheiro, mas o retorno a médio prazo é certamente um benefício que abre caminho para melhores resultados.

4. Atualize seus equipamentos de impressão

A realidade é que as impressões e os equipamentos por trás dessa importante ação recebem pouca ou quase nenhuma atenção da gestão empresarial.

Isso ocasiona constante desperdício, impressão sem utilidade estratégica e equipamentos pouco eficientes e dispendiosos.

Aliás, você sabia que muitas empresas ainda utilizam impressoras voltadas para uso residencial? Isso mesmo, embora o custo de compra seja menor, os resultados não são alcançados.

Afinal, há menor durabilidade, mais gastos com manutenção e eficiência travada. Portanto, esse quarto passo consiste em atualizar os equipamentos e coordenar novamente o fluxo de impressão.

O intuito é ganhar consistência na manutenção dos estoques, economia de tempo nas tarefas diárias e impulsionamento da produtividade operacional, tudo com um custo menor e otimizado.

5. Invista em outsourcing de impressão

Por fim, chegamos ao passo que pode realmente mudar o rumo da sua gestão e impactar de forma considerável nos gastos com impressão: o outsourcing de impressão.

Outsourcing significa terceirizar o serviço de impressão da sua organização. É a contratação de um serviço realizado por meio de equipamentos modernos de impressão otimizada.

Além disso, é um serviço amplo para a gestão dos processos relacionados às necessidades gráficas das empresas. Entre suas grandes vantagens, você encontra:

·   Manutenção e processos otimizados.

·   Economia abrangente ao longo do fluxo de trabalho.

·   Suporte especializado e sob demanda.

·   Ganhos com a previsibilidade dos gastos.

·   Transparência operacional que impacta na qualidade do serviço.

·   Maior segurança de todos os documentos.

·   Sustentabilidade dos processos de impressão.

Da mesma forma que você viu que os gastos com impressão podem minar a saúde financeira da sua empresa, agora já conhece um leque positivo de ações a serem implementadas de maneira ágil e eficaz.

Caso necessite de suporte em qualquer uma destas etapas, entre em contato com a nossa equipe, pois simplificamos os seus processos. Esperamos que tenha gostado do conteúdo, acompanhe o Blog CTD e até breve!